المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

المركز الوطني للوثائق والمحفوظات يهتم بمعرفة معلومات عنه محبي جمع الوثائق من جميع دول العالم والمركز السعودي الوطني للوثائق والمحفوظات منوط به إعادة ترميم الوثائق التي تأثرت بالعوامل البيئية مما يطيل عمر هذه الوثائق من خلال طرق علمية، فمن خلال السطور القادمة سنوضح جميع التفاصيل الخاصة بالمركز.

نبذة عن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

شيد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في 23 شوال سنة 1409 هجريًا بناءً على أمر ملكي، وهو مركز يتبع رئيس الديوان الملكي إداريًا لرسم سياسته ومتابعة تنفيذها واقتراح الأنظمة واللوائح التي تناسبه لتحقيق الأهداف التي أنشئ المركز من أجلها تكمن أهداف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في الآتي:

• عمل دليل تصنيف للوثائق والمحفوظات ودليل ترميز يشمل جميع أجهزة الدولة.
• تصنيف الوثائق وحفظها بعد جمعها وصيانتها.
• المتابعة والإشراف الفني لحفظ الوثائق والمحفوظات بالأجهزة الحكومية وحماية هذه الوثائق.
• عمل الإجراءات الفنية والإدارية والنظام الإداري لأعمال المركز وإقرارها وتنفيذها.
• إتاحة المعلومات والبيانات الخاصة بالوثائق والمحفوظات للمستفيدين.
• جمع اللوائح والأنظمة والاتفاقيات والتعليمات والمعاهدات.
• التنسيق والتعاون مع الأجهزة المعني بها هذه الوثائق بالسعودية وتبادل المعلومات والخبرات معها
• التنسيق بين المركز والأجهزة الدولية المتخصصة من خلال ما يلي:
• الانضمام للمؤسسات والمنظمات الدولية والإقليمية المتخصصة في الوثائق والمحفوظات.
• حضور المؤتمرات والندوات العلمية المختصة بإعداد الأبحاث التي لها صلة بذلك.
• تبادل البيانات مع مراكز الوثائق والمحفوظات على مستوى العالم.
• التعاون والتنسيق مع الجهات المتخصصة لإيجاد عناصر وطنية مؤهلة للعمل بمجال الوثائق.
• الإشراف على عملية إتلاف المستندات المقرر إتلافها على حسب اللائحة المخصصة لذلك.

كيفية الاتصال بالمركز الوطني للوثائق والمحفوظات

المركز الوطني للوثائق والمحفوظات أتاح العديد من الطرق للتواصل معه هي:

• التوجه لمقره في الديوان الملكي بمدينة الرياض.
• الإيميل الخاص به: هنا.
• ارقام تليفونه: 966114413181+ / 966114887057+.
• رقم الفاكس: 966114413905+.
• صفحته على تويتر: هنا.
• على اليوتيوب: هنا.
• تطبيق المنصة الوطنية الموحدة: هنا

الوثائق الهامة المحفوظة في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

أهم المستندات المحتفظ بها في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات هي:

• اللائحة التنفيذية لتنمية الغطاء النباتي ومكافحة التصحر.
• الدليل الاسترشادي لاقتراح سن أحكام المخالفات الإدارية وجزائها.
• نظام الانضباط الوظيفي.
• نظام مكافحة التسول.
• نظام إدارة النفايات.
• نظام التكاليف القضائية.
• نظام الأحوال الشخصية.
• نظام تصنيف المقاولين.
• نظام البريد.

شاهد ما يبحث عنه المتابعين للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات على السوشيال ميديا 

يتابع الكثيرين صفحات وحسابات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات للبحث عن الوثائق الآتية:

• سلم رواتب الوظائف التعليمية لسنة 1440 هجريًا.
• اللائحة التنفيذية للموارد البشرية في الخدمة المدنية لعام 1440 هجريًا.
• نظام خدمة الأفراد لعام 1397 هجريًا.
• اللائحة التنفيذية لنظام خدمة الأفراد لعام 1397 هجريًا.
• نظام المنافسات والمشتريات الحكومية لعام 1440 هجريًا.
• قواعد التعاقد على برنامج الكفاءات المتميزة ونموذج عقد العمل على البرنامج لعام 1440 هجريًا.
• لائحة الحقوق والمزايا المالية لعام 1432 هجريًا.
• اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية لعام 1428 هجريًا.
• نظام الوثائق والمحفوظات لعام 1409 هجريًا.
• جباية الزكاة كاملة من جميع الشركات والمؤسسات وغيرها والأفراد ممن يخضعون للزكاة.

ما الخدمات التي يقدمها المركز الوطني للوثائق والمحفوظات للأفراد وللهيئات الحكومية

يتيح المركز الوطني للوثائق والمحفوظات للأفراد بعض الخدمات التي تهدف لمساعدتهم في مجال البحث العلمي عبر منصته الإلكترونية والتي تكمن في دعم الدارسين والباحثين بالمستندات والوثائق اللازمة لمجال بحثهم العلمي إضافة لوضع مقاطع فيديو توضح بعض المعلومات والبيانات التي تلزمهم في الدراسة والبحث.

أما الخدمات الإلكترونية المقدمة للهيئات والمؤسسات الحكومية فتكمن في توفير المعلومات والبيانات اللازمة لسير عملهم.

أعضاء مجلس إدارة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

يتكون مجلس إدارة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات من:

• رئيس الديوان الملكي رئيس مجلس الإدارة.
• الأعضاء:
• الأمين العام لمجلس الوزراء.
• رئيس هيئة الخبراء بمجلس الوزراء.
• المدير العام للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
• الأمين العام لدارة الملك عبد العزيز.
• الأمين العام لمكتبة الملك عبد العزيز العامة.
• الأمين العام لمكتبة الملك فهد الوطنية.
• نائب مدير عام معهد الإدارة العامة للبحوث والمعلومات.
• 30 خبير في مجال الوثائق والمحفوظات من العاملين في التدريس بالجامعات السعودية أو خبراء آخرين ويتم اختيار هؤلاء الثلاثين لمدة 3 سنوات تجدد مرة واحدة على حسب ترشيحات الديوان الملكي.

مهام اللجنة الدائمة للوثائق

بناءً على الأمر الملكي الصادر بتشكيل لجنة دائمة للوثائق داخل الجهاز الحكومة فإن مهام هذه اللجنة هي:

• أن تكون مرجعًا لشئون الوثائق بالجهاز.
• تدرس  اللوائح والخطط المقترحة المرتبطة بوثائق هذا الجهاز الذي يقدمها اللجان المتخصصة.
• اختيار أعضاء لجان الوثائق المختصة في الجهاز الحكومي وأعضاء فريق عمل كل لجنة.
• الإشراف على دقة وصحة واكتمال المعلومات والبيانات التي يقدمها المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بشأن الوثائق الموجودة داخل الجهاز.
• التأكد من التكامل والتنسيق في أداء اللجان لواجباتها.
• عمل دراسات نظامية وتنظيمية تتعلق بالجهاز لتسهيل إنجاز الأعمال ولاختصار الإجراءات وعمل نمط للأعمال المماثلة واقتراح الأسس الموضوعية والشكلية لإنتاج المستندات والوثائق لتخفيض إنتاج الوثائق والاستغناء عن الوثائق غير الضرورية.
• ترحيل المستندات والوثائق بالترتيبات المناسبة لتجهيزها للترحيل.
• إتاحة المعلومات والبيانات من المحفوظات والوثائق للمستفيدين منها.
• التوثيق الإلكتروني والآلي بمواصفات متقدمة باستخدام برنامج معين والحصول على البيانات اللازمة عن المستند لإمكانية استرجاعه وسهولة الاستفادة منه.

عضوية المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في الهيئات والمنظمات المحلية والدولية والإقليمية

المركز الوطني للوثائق والمحفوظات عضو في 3 منظمات محلية وإقليمية ودولية هي:

• المجلس الدولي للأرشيف.
• الأمانة العامة لمراكز الوثائق والدراسات بدول مجلس التعاون الخليجي.
• مجلس إدارة دارة الملك عبد العزيز.

أسئلة حول المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

توجد بعض الأسئلة التي تجول في أذهان المهتمين بالمركز الوطني للوثائق والمحفوظات أهمها هي:

ما هو نظام الوثائق والمحفوظات؟

هو نظام يحافظ على الوثائق والمحفوظات ويفهرسها ويصونها ويصنفها مع الحرص على سرعة الوصول إلى ما تحتاج إليه والالتزام بما يتقرر بخصوص مدة حفظ بيان الأقسام التي تحتوي على هذه الوثائق والمحفوظات.

ما هي أنواع الوثائق المحفوظة بالمركز الوطني للوثائق والمحفوظات

المركز الوطني للوثائق والمحفوظات منوط به حفظ جميع أنواع الوثائق سواء كانت شخصية، أو سياسية، أو إلكترونية، أو التربوية، أو الإدارية.

هل هناك فرق بين المحفوظات الوثائق؟

بالطبع الفرق بين المحفوظات والوثائق يمكن في صلاحيته؛ بمعنى أن الوثائق هي المستندات التي لازال العمل يحتاج لها بينما المحفوظات فهي وثائق لم يعد لها قيمة في العمل خلال الوقت الحالي إلا أنها وثائق قيمة ثقافيًا مما يستدعي الاحتفاظ بها بشكل دائم.

ما هي أهمية المحفوظات والوثائق؟

لكل من الوثائق والمحفوظات أهمية كبيرة في كل مؤسسة أو هيئة حكومية تكمن فيما يلي:

المحفوظات تساعد على تنظيم العقل وترتيبه وذلك من خلال الاحتفاظ بهذه الوثائق القيمة في أماكن مخصصة آمنة لإمكانية الاطلاع عليها من قبل الباحثين والدارسين لموضوع محدد يحتاج للاطلاع على هذه الوثائق.

الوثائق هي مستندات تزيد من إنتاجية الجهاز الحكومي لأنها تسهل على الموظفين المتخصصين الوصول للبيانات والمعلومات المطلوبة كما تساعد الوثيقة على حفاظ الشركة والعاملين فيها على حقوقها أثناء حدوث العديد من الأنشطة والإجراءات، الاحتفاظ بالتراث والتاريخ من خلال وثائق قد الأثريين على الإنترنت لسهولة الاطلاع عليها فيما بعد من المهتمين بالآثار.

مساعدة الدول على فهم التطور الذي حدث لها عن العصور الماضية وبالتالي في إنتاج العالم اكتشافات متعددة في عصر المساواة والحرية.

هكذا نكون أوضحنا خلال السطور السابقة تاريخ المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وكيفية التواصل معه ولماذا يهتم البعض بوسائل التواصل معه وما هي مسؤولياته.